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勤哲Excel服务器无代码实现邮件应用管理

2022-11-24 09:40:52 来源:壹点网

众所周知,邮件系统是企业信息化过程中不可或缺的通讯软件,一般企业可采取自建、租用、云端部署等多种方案,无论采取哪种方案,使用邮件系统为企业员工以及外部客户提供电子邮件通讯服务是其基本功能。近年来,信息化技术的出现,助力企业邮件管理更为简洁、高效,也实现了企业要求的个性化功能等需求。

本文以勤哲Excel服务器为例,简述该系统在邮件管理中的应用。

一:配置ES的邮件通知的邮件服务器设置

上图是一个配置样例,客户可以配置自己的邮件服务器设置。配置好后,点击测试按钮,

弹出“测试成功”代表配置正确,下图所示

二,应用场景

1、工作流相关节点的提醒:

工作流相关节点的邮件提醒包括以上的三种类型:

1)待办事宜邮件通知

2)到期提醒邮件通知

3)办理完成邮件通知

现以类型1,“待办事宜邮件通知”为例,举例说明

如图的审批节点,点击执行权限页签,我们看到该节点的办理的角色是销售部长, 因此,我找一个具备销售部长这个角色的人员,给他的人员属性里填上他的邮箱。下图所示:

准备好以上的基本设置后,来填一张订单模板,流转到肖部长审核,看看能否收到邮件通知

填报保存以上表单。

如图,肖部长的邮箱,收到了来自交办人admin发来的工作流待办的提醒。

如果你的智能手机上有你的邮箱的APP,或在腾讯TIM上绑定了你的邮箱,你也会手机上收到邮件提醒,并能打开看到该邮件。

有的客户说,嗯,有待办事宜能通过邮件收到提醒。如果是有一项工作,它有完成时限的要求,比如某项工作给某个人去办理,需要他在3天以内完成,有待办事项的时候通过以上的功能可以通知到这个人,但他忘了,能不能在到期前某个时间点再提醒下他,以提醒这个人办理。

这个问题就涉及到了类型2的工作流提醒:即“到期提醒邮件通知”

设置如下:

点击工作流相关节点的属性,点击【完成时限】页签,做如上的设置。

怎么样,您读懂了以上的设置吗?

这不需要模板设计者有编程的知识,你只需要了解自身的业务逻辑就行。

有的客户又说,那如果到了期限后这个人还没有办理,能不能自动提交?

答案是:也可以!

看上图的下方有个选项“到期后自动提交,请在有效区域选项卡中输入自动提交所需要填充的数据项内容。”

这个选项就是用来干这个的。

再看类型3“办理完成邮件通知”

举个例子,比如,“订单”这个模板填报后,工作流到了“销售经理”这个角色进行审核。这个待办的“审核”节点是“抢先式”。而销售经理这个角色,可能不止一个人,比如他有两个或多个人。 那么当这两个或多个人同时收到了同一个待办,有一个完成审核任务后,邮件会把完成审核的通知推送到其他销售经理,以提示其他销售经理,不用办理了,XXX已经办了。

好了,工作流的邮件推送基本上已经说完,大家去试一下,就明白了。

需要有一点补充的就是,邮件提醒的内容也是可以自定义的

点击…进行邮件主题或邮件正文的自定义,不再赘述!

2. 表间公式里的回写(新建邮件)的应用

还是举个例子说,假如上图所示是采购订单。图中的E-mail 填写了供应商的电子邮件地址,客户想要在填报本公司如上的采购订单后,直接把该采购订单通过邮件的附件形式发给供应商。供应商在收到邮件后,按照订单进行发货。

这就用到了表间公式里“新建邮件”公式的应用。

新建如图所示的新建邮件表间公式

注意下图所示的勾选

勾选以上选项。如果不想让对方看到订单的某些字段值,可以勾选“在表单附件文件中仅部分字段内容可见”,然后选择可见的内容,好了,设置好后,我填报一张采购订单,如下图:

没错,假如我这个E-Mail地址就是供应商的,填报后,保存。为了展示更清楚,我用电脑打开该邮件,展示给大家:

注意,里面的邮件标题和邮件内容都是我自定义的,你也能。

下载邮件附件的excel表格,打开如下:

以此类推,你可以想象更多的场景,结合自身的业务需求。 比如,客户购买你的产品,做出库单后,自动通过邮件通知客户他要的货已出库,该如何设置呢?不妨自己试试看!

3. 自定义查询里的邮件推送

设置如上图所示,这个我就不再举例了。可以放飞我们的想象。

总结

回到题目,我确实觉得ES的邮件推送真是妙不可言,成本低,性价比高。员工生日祝福?邮件推;保险行业的客户保险到期了,推;银行的信用卡还款时间到了,银行推;要采购了,推;出库了,要告知客户,推......,客户的智慧是无穷的,想到什么就推什么!

最后,把我自己推给您,有任何问题,欢迎进一步沟通!

小结:

勤哲Excel服务器中的信息化技术对邮件管理系统的帮助,取代传统纸质公文流转的工作模式,严格遵循公文管理制度,实现了全单位电子公文的上传下达和智能流转,为企业打造了灵活可扩展的邮件高效流转模式,也为电子文档统一管理奠定了信息化基础。勤哲Excel服务器实现统一的邮件移动端办公入口的同时,协同事项建立、处理、报表、通讯录等功能,实现跨地域、跨组织、跨业务的实时数字化办公业务协同。

免责声明:市场有风险,选择需谨慎!此文仅供参考,不作买卖依据。

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责任编辑:FRT136

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